写Email易犯的7种错误

  

Email可能是工作交流中用的最多的交流工具。
下面是写Email时常犯的几种错误，把它们列出来，希望能对大家有所帮助：

主题描述不清（Using a non-descriptive headline）
不要使用过于简单的主题，例如：“Hi”，“你好”。同样在回复或者转发邮件的时候，主题也要尽量写详细一点。否则，对方很难一眼就看明白你写的关于什么，而且在查找和浏览邮件时，可能需要花费很大的功夫。

闲扯得太多（Rambling on and on）
写邮件时很容易陷入这样一种局面：越写越多，最后发觉写了一大堆关于自己的问题、看法等等..
这样并不是不好，只是有一个问题：
假如你的收件人每天都会收到很多邮件，很可能上百封。如果你不能准确表达你的想法，而只是说了一大堆没用的废话，那么别人可能以后就不会对你的邮件报多大的兴趣和关心。
所以，尽可能用短的篇幅说明问题。

不能适当的说明内容（Not explaining properly）
很容易想象，即使别人和你的能力和认知力相差不大，总有一些事情是只有你自己清楚的。
但事情也并不总是这样，你没必要解释得太长，使得邮件看起来反而杂乱无章。同样，你也不要写得太短。
如果你需要解释清楚一些事，就尽可能简洁地解释清楚。所以，一定要让你的读者尽可能快地明白你要表达的意思。
 
内容太正式（Being too formal）
有的时候需要你用正式的语气来写邮件。但是大多数时候，稍微非正式的语气往往会更有效。
邮件通常是用来建立和维系人际关系的一种方式，所以，必须要有情感，不要太枯燥，但并非要你情感过火。
试试静下心来，消除紧张，然后用平常的语气给一个人写Email，就像与他实际相处时的谈话一样。
这样，你的邮件就有了“交谈”的语气，同时，你们两人以后的交流也会更自然，更有效。

联系方式乱糟糟（Messing up your contact information）
写邮件时，你是否包含了你所有必要的联系方式？例如，你的电话号码，传真号码，以及你的工作时间，方便接听电话的时间等等。
同时检查你的联系方式有没有写错，格式有没有问题。

总是习惯优先使用Email（Using email in the first place）
通过邮件联系有一个很大的坏处，那就是容易使人对邮件内容产生误解。相对而言，通过电话或者面对面的交流则没有这种问题。
通过邮件，你不可能看到任何肢体语言或者声音的语气。
所以，如果你想要表达个人的情感，那么最好使用电话或者面对面的交流。

在发送之前不重新检查邮件的内容（Not reading through your email an extra time before hitting send）
可能你的邮件内容在措辞，标点上有一些错误，甚至你写了：“见附件”，但是忘记了粘贴附件。
为了避免这种情况，在你发送邮件之前，一定要仔细地重新“审核”你的邮件，注意你的联系方式是否正确，附件是否添加等。


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